E-Mail Reminder, Eskalationsmails für überfällige Anfragen

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autocrm-Reminder werden versendet, wenn Anfragen zu spät oder nicht bearbeitet werden. Sie tragen dazu bei, die Antwortzeiten aus Kundensicht zu minimieren.

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Wenn Anfragen nicht innerhalb einer bestimmten Zeit bearbeitet werden, informiert autocrm zunächst den entsprechenden Verkäufer über ein Benachrichtigungsfenster, das sich selbsttätig öffnet. Darüber hinaus kann autocrm E-Mail-Reminder an Verkäufer und auch an Verkaufsleiter senden. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn die Verkäufer nicht ständig angemeldet sind oder ein externes E-Mail Programm verwenden. Die E-Mail-Reminder sind optional und können pro Zugang aktiviert und deaktiviert werden.


 Reminder für Anfragen:
  • Beim Eingang einer neuen Fahrzeuganfrage, einer Kunden-Mail zu einer bestehenden Anfrage oder einem Anruf eines Interessenten kann autocrm einen Reminder versenden, wenn die Anfrage nicht innerhalb von x Stunden (R1/Standard 3 Stunden) bearbeitet wird.
     
  • Bei einer manuellen Verteilung wird x Stunden (R1/Standard 3 Stunden) nachdem eine Anfrage einem Mitarbeiter zugeordnet wurde ein Reminder versendet.
     
  • Bei Anfragen, deren Bearbeitungszeitpunkt um mehr als y Stunden (R2/Standard 6 Stunden) überschritten ist, versendet autocrm am Morgen eines jeden Arbeitstags (Montag - Samstag) eine Liste der überfälligen Anfragen an den entsprechenden Verkäufer, bis diese bearbeitet wurden.
     
  • Bei Anfragen, die über einen Pool verteilt werden und deren Eingangsdatum länger als x Stunden (R1/Standard 3 Stunden) zurückliegt, versendet autocrm einen Reminder an alle Verkäufer, die auf den Pool Zugriff haben. Dieser enthält eine Liste der Anfragen ohne Bearbeiter.
Beispiel:

Von: reminder@autocrm.de
An: <verkauefer-emailadresse>
Betreff: autocrm-reminder : Neue Anfrage im Pool von Herrn Friedrich zu Golf 1.6 TDI

Sehr geehrter Herr Meier,

in Ihrem autocrm Anfragenpool befindet sich eine neue Anfrage:
Eingang: 13.11.2009 13:22 zum Fahrzeug: Golf 1.6 TDI / 612572

Um die Anfragen zu bearbeiten oder zuzuweisen, melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen (fritz.meier) unter www.autocrm.de an.


In der Detailansicht der Anfrage können Sie einen Rückruf per Mausklick starten oder unter Zuhilfenahme von Textbausteinen eine Antwort per E-Mail versenden.


Reminder für eskalierte Anfragen
Entsprechend den eingestellten Eskalationszeiten werden überfällige Anfragen nicht nur dem Verkäufer, sondern auch dem Verkaufsleiter bzw. Controller angezeigt (siehe auch Informationen zu Eskalationsstufen). Die Liste der eskalierten Anfragen kann automatisiert 1x/Woche (Freitags vormittags) an die entsprechenden Verkaufsleiter/Controller gesendet werden.

Reminder für ungelesene E-Mails
autocrm verfügt über einen vollständigen E-Mail-Client mit eigenem Postfach. Wird autocrm nicht als vorrangiges Mailsystem verwendet, so gibt es zwei Möglichkeiten, um zu vermeiden, dass in dem autocrm -Postfach ungelesene E-Mails liegen.

  • Automatische Weiterleitung an die E-Mailadresse des vorrangig genutzten E-Mail-Zugangs (Standard).
  • Automatische Benachrichtigung, wenn in dem autocrm Postfach ungelesene E-Mails existieren, deren Eingangsdatum länger als 7 Tage zurückliegt. In diesem Fall wird einmal pro Tag eine Reminder-E-Mail an die externe E-Mail-Adresse gesendet.

Name
 		 Reminderzeit*
(Standard)		 Beschreibung
 
R1 3h unbearbeitete offene Anfragen lösen nach 3 Stunden eine (Reminder-E-Mail) an eine externe E-Mail-Adresse des Bearbeiters aus (z.B. Anfragen im Pool oder Anfragen, die manuell dem Mitarbeiter zugeordnet wurden)
R2 6h Bei Anfragen, deren Bearbeitungszeitraum um mehr als 6 Stunden überschritten ist, sendet autocrm eine Reminder-E-Mail an eine externe E-Mail-Adresse des Bearbeiters (z.B. eine Erinnerung an einen Rückruf)

(*) Damit ausreichend Zeit zur Bearbeitung bleibt, beziehen sich die Reminder-Zeiten auf die Standard-autocrm-Geschäftszeiten. Diese entsprechen den üblichen Geschäftszeiten von Autohäusern: Mo-Fr 9:00-17:00 und Samstag 9:00-13.00. Beispiel: Wenn eine Stunde vor Geschäftsschluss eine E-Mail eingeht, die in 3 Stunden bearbeitet werden soll, so wird nur ein Reminder versendet, wenn dies 2 Stunden nach Beginn des folgenden Arbeitstages nicht erfolgt ist. Dies vermeidet "überflüssige Reminder".